Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

STAQS B.V., Gasstraat-Oost 14A, 5349 AV Oss, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via staqs.nl en de partnerportal worden verwerkt. Vragen over deze verklaring kunnen naar info@staqs.nl.

[Te bevestigen: KvK-nummer, en of er een functionaris voor gegevensbescherming is aangesteld.]

2. Welke gegevens en waarom

Aanmelding als installatiepartner: bedrijfsnaam, KvK-nummer, naam van de contactpersoon, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om te beoordelen of een aanvrager als partner in aanmerking komt en om contact op te nemen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en het treffen van maatregelen daaraan voorafgaand.

Portalgebruik: naam, zakelijk e-mailadres, rol binnen het bedrijf en inloggegevens. Het wachtwoord wordt niet bewaard, alleen een onomkeerbare hash. Tweefactorauthenticatie is optioneel en slaat een geheime sleutel op die alleen dient om codes te controleren.

Bestellingen en facturen: orderregels, bedragen, afleveradressen, kredietruimte en openstaand saldo. Deze gegevens staan in de administratie van STAQS in Exact Online en worden in het platform gespiegeld zodat de portal werkt zonder bij elke paginaweergave Exact te bevragen.

Serviceverzoeken: de inhoud van een ticket, en waar van toepassing een serienummer en foto van een product.

Technische gegevens: IP-adres en useragent worden kortstondig vastgelegd bij inlogpogingen, om misbruik te beperken. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk de beveiliging van accounts.

3. Cookies

Functionele cookies voor de sessie en de taalkeuze worden altijd geplaatst; zonder deze werkt inloggen niet. Analytische of marketingcookies worden pas geplaatst na toestemming, en die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

[Te bevestigen: welke analytische en advertentiediensten daadwerkelijk worden ingezet bij livegang.]

4. Met wie gegevens worden gedeeld

Exact Online, als administratiesysteem van STAQS en bron voor prijzen, voorraad, orders, facturen en kredietgegevens.

Amazon Web Services, voor het verzenden van transactionele e-mail en voor opslag van back-ups en documenten, binnen de Europese Unie.

Mollie, uitsluitend wanneer een betaling via iDEAL wordt gedaan.

Vervoerders, voor het bezorgen van een order.

Een aanbieder van taalmodellen, wanneer de digitale assistent wordt ingezet. Gesprekken worden geanonimiseerd voordat ze in de kennisbank worden opgenomen, en die geanonimiseerde tekst wordt los van het ticket bewaard.

Met elke partij die namens STAQS gegevens verwerkt wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. [Te bevestigen: welke overeenkomsten al zijn getekend.]

5. Bewaartermijnen

Administratieve gegevens, waaronder orders en facturen, worden bewaard zolang de wettelijke bewaarplicht duurt.

Accountgegevens worden bewaard zolang het partneraccount bestaat, en daarna verwijderd of geanonimiseerd.

Serviceverzoeken worden bewaard zolang dat nodig is voor garantie en opvolging. De geanonimiseerde versie die in de kennisbank terechtkomt bevat geen persoonsgegevens meer en blijft bewaard.

Inlogpogingen worden kortstondig bewaard en daarna verwijderd.

[Te bevestigen: de exacte termijn per categorie.]

6. Beveiliging

Gegevens van een partner zijn in de database afgeschermd op bedrijfsniveau, afgedwongen door de database zelf en niet alleen door de applicatie. Een zoekopdracht die per ongeluk niet filtert levert daardoor niets op in plaats van gegevens van een andere partner.

Verbindingen verlopen via TLS, sessiecookies zijn niet uitleesbaar vanuit de browser, en handelingen die geld of status raken worden vastgelegd in een auditlog.

7. Rechten

Betrokkenen kunnen inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van hun gegevens vragen via info@staqs.nl. STAQS reageert binnen de wettelijke termijn. Wie er niet uitkomt kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Kunstmatige intelligentie

Waar een digitale assistent antwoord geeft, wordt dat kenbaar gemaakt en is een mens bereikbaar. Beslissingen over geld, krediet en onomkeerbare stappen worden altijd door een mens genomen; een assistent bereidt hooguit voor.

9. Wijzigingen

Deze verklaring wordt aangepast wanneer de verwerking verandert. De laatste wijziging staat onderaan de pagina.